Wieść o przeniesieniu biura może przynieść wiele ekscytacji. Sama myśl o tym, że firma wyrusza do nowego, odświeżonego miejsca napawa zadowoleniem. Sprawy zaczynają się komplikować od momentu, gdy trzeba zorganizować logistycznie cały proces krok, po kroku. Jak usprawnić proces przeprowadzki biura? Bez obaw. W poniższym artykule przygotowaliśmy porady, które pomogą ci uporać się z tym całym zamieszaniem.
Faza planowania jest najważniejsza
Przede wszystkim zorganizuj kluczowe dokumenty, które będą musiały odbyć wycieczkę do nowego miejsca. Najlepiej wyznacz sobie listę rzeczy do zrobienia, która ułatwi utrzymanie porządku podczas zapamiętywania wszystkich kolejnych czynności.
Kiedy już zaplanujesz cały moment przeniesienia, nie zapomnij o jednym z podstawowych i najważniejszych kroków. Poinformuj pracowników o szczegółach, by dać im odpowiednią ilość czasu na przygotowanie. Możesz zrobić to za pośrednictwem grupowego maila, który dotrze do każdego z poszczególnych pracowników. Możesz także wybrać opcję, która wymaga odrobinę więcej wysiłku, jednak z pewnością szczegółowe tłumaczenie zaowocuje w niedalekiej przyszłości. Polecamy przygotować prezentację i zorganizować spotkanie firmowe, na którym każdy pracownik zostanie poinformowany o niezbędnych szczegółach związanych z przeprowadzką biura.
Bez względu na to, którą z opcji postanowisz zrealizować, całość powinna być w miarę możliwości zwięzła, jednak dostatecznie informująca.
Nie zapomnij o dołączeniu do informacji podstawowych zagadnień, takich jak:
- Nazwa i adres nowego biura
- Dokładna data przeniesienia
- Co pracownicy powinni zrobić przed zrealizowanie przeprowadzki biura
- Na jakie nowe zadania i okoliczności mają się przygotować w nowym biurze
Ustal swój budżet związany z procesem przeprowadzki biura i zakupu nowego sprzętu.
Przeprowadzki biur mogą wnosić ze sobą wiele niespodziewanych wydatków. Postaraj się jednak o to, aby nie pozwolić się im przytłoczyć. Najlepszym rozwiązaniem byłoby sporządzenie listy, która określi przybliżone wydatki całego procesu. Ustal i zapisz kluczowe szczegóły przeprowadzki biura.
Weź pod uwagę aspekty takie, jak:
- zatrudnienie pracowników
- rozmiar aktualnego biura
- rozmiar nowego biura
Pamiętaj o dokładnym zapotrzebowaniu na ekwipunek w nowym miejscu. Sporządź listę sprzętu, który posiadasz w starym biurze i dobrze zastanów się nad tym, co może wymagać przeniesienia, a co może pozostać. Niektóre z przedmiotów mogą wymagać wymiany lub stracić na użyteczności. Nie warto wówczas kłopotać się organizowaniem ich przeniesienia.
Zasięgnij porad u ekspertów lub firm organizujących przeprowadzki biura
Zanim przeznaczysz pierwsze kilka minut na wyszukanie w wyszukiwarce google firmy, która zabierze wszystkie niezbędne rzeczy w nowe miejsce, zastanów się o co możesz zapytać osoby posiadające doświadczenie w tej materii. Możesz na przykład zajrzeć na facebookowe grupy związane z nieruchomościami lub prowadzeniem firm w biurowcach. Zasięgnij informacji od osób, które mają za sobą kilka przeprowadzek swoim firmowych biur i wypytaj je o to, na co warto zwrócić uwagę podczas całego przedsięwzięcia. Możesz również uzyskać w tym samym czasie kontakt do sprawdzonych firm, które świadczą usługi przeprowadzkowe na najwyższym poziomie, dzięki czemu minimalizuje ryzyko niepotrzebnej utraty pieniędzy.
Mimo wszystko oto kilka usług, na których nie warto oszczędzać podczas przeprowadzki biura:
- Ekipa przenosząca ekwipunek
- Środek transportu (busy lub ciężarówki)
- Pudełka, które posłużą do zapakowania niezbędnych przedmiotów
- Ekipa sprzątająca w celu pozostawienia starego miejsca pracy w dobrym stanie lub ewentualne przygotowanie nowego biura na wprowadzenie
Upewnij się, że wszystko idzie zgodnie z planem
Nawet najlepiej zorganizowane osoby mogą niekiedy przeoczyć kilka szczegółów. W wolnym czasie weź notes, coś do pisania i zorganizuj długi, spokojny spacer po starym miejscu pracy, jak i nowym. Zanotuj wszystko, o czym należy pamiętać.
Podpisz pakunki, aby mieć pewność, że wszystko wyląduje na swoim miejscu po przeprowadzce
Profesjonalne firmy aranżujące przeprowadzki biur zawsze zalecają używać jednego prostego triku, który pozwoli utrzymać porządek podczas przeniesienia. Sortuj zapakowany, przeznaczony do przewozu sprzęt odpowiednimi oznaczeniami. Dzięki temu po przyjeździe na nowe miejsce unikniesz problemów związanych z sortowaniem.
Możesz użyć sprawdzonej metody związanej z oznaczaniem pudełek i pakunków kolorami. Przydziel różne kolory wlepek różnym rodzajom narzędzi w zależności od tego, co wymaga przewiezienia. Dla przykładu elektronikę możesz oznaczyć kolorem czerwonym, meble zielonym, drobne akcesoria niebieskim i tak dalej. Dzięki tym oznaczeniom każdy zrozumie gdzie czego szukać.
Słowem zakończenia
Jeżeli wykonasz wszystkie kroki w zgodzie z ustalonym wcześniej planem, po przyjeździe na miejsce nie będą na ciebie czekały żadne dodatkowe kłopoty. Pamiętaj, aby się nie spieszyć i podejść do zadania rozważnie, spokojnie i skrupulatnie. Oszczędzisz sobie w ten sposób dodatkowej pracy, pracownikom nerwów, a co najważniejsze, nie musisz martwić się o niespodziewane wydatki pieniężne.
